À cause de locaux trop petits — ou au contraire —, l’équipe de direction envisage de déménager vers de nouveaux bureaux dans le canton de Genève ? Il revient au facility manager d’étudier les options, géographiques et logistiques, en lien avec les différents chefs de service. Une fois l’emplacement choisi et le plan d’action validé, il devra établir un rétroplanning et orchestrer le déménagement. Il aura la tâche délicate de mesurer les coûts et de satisfaire la majorité des requêtes, à commencer par celles de la sécurité et du service informatique.

À quoi doit penser un facility manager avant un déménagement ?

Un déménagement s’explique et s’anticipe. Il demande de répondre à une multitude de questions très concrètes, dans l’intérêt des équipes. Est-il prévu un nombre suffisant de places pour vélos ? Comment le recyclage est-il géré sur le nouveau site ? Y a-t-il un parc à proximité pour se promener pendant la pause déjeuner ? A cette fin, le facility manager se doit de collecter un maximum d’informations en amont auprès de l’équipe de direction et des différents services, notamment des ressources humaines. Les employés doivent retrouver des conditions optimales de travail et d’ergonomie dans leurs nouveaux bureaux, avec une bonne isolation, alimentés par de l’énergie renouvelable . Un site qui vise une certaine durabilité sera susceptible de rendre les collaborateurs fiers et de faire accepter plus rapidement un déménagement.

L’agencement des locaux aura des effets directs sur leur sentiment de bien-être, tout comme l’approche managériale : open space, bureaux individuels ou desk sharing. Ce partage de bureaux est une tendance qui s’est accélérée avec les mesures de protection contre le Covid-19. Et s’il est appliqué, sinon connu depuis plus d’une décennie, il engendre certaines contraintes d’agencement et de planning.

De même, l’installation de postes « assis ou debout », qui permettent de ménager la santé des collaboratrices et collaborateurs nécessite une certaine planification préalable – et n’est pas sans coût. Autant de problématiques et de nouvelles façons de travailler que le facility manager doit prendre en compte.

Quelles sont les priorités de la sécurité et de l’IT ?

Avant de se pencher sur le côté opérationnel d’un déménagement, le plan stratégique doit être étudié. Pour ce faire, ce sont le service sécurité, d’une part, et IT, d’autre part, qui vont aider la direction de l’entreprise.

Bien qu’elle puisse faire partie des responsabilités du facility manager dans les petites et moyennes entreprises, la sécurité est généralement du ressort d’une entreprise externe, si les données sont particulièrement sensibles. Ses observations et commentaires auront un impact sur le choix de l’emplacement pour un déménagement dans le canton de Genève en fonction du voisinage. La sécurité a également voix au chapitre pour l’aménagement des locaux. Certaines organisations refuseront ainsi d’avoir un parking souterrain qui pourrait menacer la sécurité de l’entier du bâtiment. Beaucoup de banques privées préféreront utiliser par exemple leurs sous-sols pour installer un Data Center.

Le département informatique de l’entreprise aura lui aussi son mot à dire pour l’adéquation des nouveaux locaux. En ce qui le concerne, les contraintes liées à un bâtiment neuf ne sont pas les mêmes qu’un emménagement dans un bâtiment ancien. Dans un tel cas, il faut souvent prévoir des coûts d’infrastructure, éventuellement revoir les câblages, installer les serveurs dans des espaces climatisés et autonomes en cas de panne…

Où faire sa relocation dans le canton de Genève ?

S’implanter dans le canton de Genève, c’est bien entendu intégrer une histoire bâtie autour du commerce, de la finance et de l’humanitaire. C’est pouvoir bénéficier d’infrastructures telles que l’aéroport de Genève-Cointrin et rejoindre une constellation de 470 organisations internationales ou non gouvernementales (ONG). Et le canton accueille quatre fois plus de multinationales ! Autant d’atouts qui font de la région un pôle d’attraction européen.

Les hôteliers connaissent bien la règle des «3L», « location, location, location ». Dans le canton de Genève, le mot d’ordre prévaut pour tous les secteurs d’activité. Cette enclave, à l’extrémité de la Suisse et du lac Léman, se divise officiellement en 3 grandes zones : la rive gauche, pour les banques et le négoce international, le centre, à la fois agricole et industriel, et la rive droite, tournée vers la paix avec l’Organisation des Nations unies (ONU).

Le challenge est de trouver un endroit qui plaise tant à la direction générale qu’au directeur financier, et qui convienne au comité de pilotage ou des organes de direction. Au moment de l’évaluation du déménagement, le facility manager doit considérer, outre la contrainte financière, l’aspect pratique, avec la variété des accès : gare et arrêts de bus fréquents pour ceux qui choisissent la mobilité douce, autoroute et places de parking à proximité, pour les autres.

Souvent sensibles au taux d’imposition préférentiel du canton de Vaud, les multinationales choisissent plus facilement la Côte, voire la région de Morges et de Lausanne. Les ONG ont intérêt pour leur part à déménager dans le canton de Genève et du côté du Grand-Saconnex. La commune leur offre entre autres avantages un taux d’imposition préférentiel, d’être proche de l’aéroport international de Genève et des sièges emblématiques de l’ONU et du Comité international de la Croix-Rouge, pour les affaires et le réseau, ainsi que de magasins et de restaurants, pour les employés.

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