Les turbulences actuelles liées au COVID-19 rendent difficile toute prévision économique, soit. Dans de telles conditions, une évidence émerge néanmoins: la gestion des coûts est un enjeu stratégique. À moyen et long terme, les entreprises vont être dans l’obligation de les maîtriser pour surmonter cette période et ses conséquences.

Pour les sociétés de service qui utilisent des surfaces administratives, l’immobilier représente le deuxième coût après celui humain. Afin de pérenniser leurs activités, une réduction de ces coûts passe donc par la réorganisation et l’optimisation de leurs espaces de travail. Plusieurs options s’offrent à elles et toutes demandent un changement d’approche.

Du télétravail au partage de bureaux

Une fois passés ces mois de conversion forcée au «home office», ou télétravail, la plupart des entreprises ont pu constater l’efficacité du principe. Celles qui étaient peu enclines à y recourir sont à présent prêtes à l’envisager. Une étude menée au mois de juillet 2020 auprès de compagnies suisses alémaniques et romandes met en évidence cette volonté généralisée d’instaurer sur le long terme le télétravail, après qu’elle a été massivement pratiquée au printemps — pendant le confinement, la moitié des sondés a compté au moins 80% de ses employés à travailler depuis chez eux. Dans un avenir proche, 72% des entreprises interrogées se disent prêtes à entériner les réunions virtuelles et même à en augmenter le nombre.

Permettre un ou deux jours de travail à domicile est une première étape vers la réduction des coûts. Quelque 56% des sondés entendent repenser leur politique de ressources humaines et offrir à leurs employés davantage de flexibilité pour faire du télétravail ou pour leurs horaires. Avec le «home office», les entreprises vont donc moins compter de personnel en présentiel et par conséquent avoir moins besoin d’espaces. C’est un calcul que fait près de la moitié des sondés en envisageant d’optimiser la consommation de surfaces de travail par employé par le biais du «desk sharing», ou partage de bureaux. Cette réponse a l’avantage d’être facile à mettre en place et de rapidement faire baisser les coûts au mètre carré.

Nouveaux concepts de lieu de travail

Pour les sociétés d’aujourd’hui, l’enjeu est aussi de s’adapter aux besoins de leurs collaborateurs et de concevoir pour eux de nouveaux concepts de lieu de travail. Les grandes entreprises ont acté la fin de l’époque du bureau individuel, gourmand en espace. Celle de l’open space, dans lequel l’employé passait toute sa journée, est également révolue. Les concepts de lieu de travail efficaces prennent le contre-pied de ces modèles traditionnels. Ils comprennent des endroits pour se concentrer et s’isoler, ainsi que des zones de respiration et de partage où se rassembler.

Si les salles de réunion demeurent incontournables, il est en effet crucial de mettre à disposition des collaborateurs d’authentiques espaces de discussion informelle. Cela suppose une volonté et surtout implique de repenser l’utilisation des surfaces… voire de déménager, le cas échéant. Du reste, l’option d’une relocalisation dans les trois ans est envisagée par plus de 20% des entreprises. Certaines en ont justement et précisément l’intention pour améliorer leur concept de lieu de travail, sinon pour réduire leurs coûts de location.

Cet état d’esprit novateur est davantage en phase avec les rythmes de l’employé durant sa journée de travail; en ce sens, il a quelque chose de plus sain et garantit à l’employeur une meilleure efficacité in situ. Lorsque les collaborateurs sont en «home office», ils peuvent s’atteler aux tâches qui leur demandent plus de concentration, assurés d’avoir au bureau un endroit où se reconnecter avec leurs collègues et où partager plus aisément avec eux. De fait, les nouveaux concepts de lieu de travail ont pour véritable objectif de favoriser ces synergies.

Bénéficier d'espaces sans contraintes

Pour réduire ses coûts, mettre sur pied une politique de ressources humaines adéquate est bien sûr fondamental. Limiter les pertes d’espace l’est tout autant. Aussi, le télétravail et le « desk sharing » sont une réponse appropriée. Institués, ils peuvent permettre un gain de place relatif et appréciable, en particulier dans des contextes où les espaces ne sont pas malléables.

Cette rigidité certaine affecte le marché genevois en général. Celui-ci souffre d’un parc immobilier extrêmement vieillissant qui astreint les locataires. Or, ce sont les contraintes structurelles qui font consommer de la surface. Se libérer de ces contraintes est la meilleure façon d’optimiser ses espaces de travail pour réduire ses coûts. L’idéal est de bénéficier dès le départ d’un plateau nu, très facilement aménageable et susceptible de donner tout leur potentiel aux mètres carrés loués.

Une relocalisation dans un bâtiment neuf et moderne a l’avantage d’offrir des plateaux opérationnels qui accordent une réelle liberté d’agencement. Mieux! Par leur respect des normes les plus exigeantes en matière de durabilité, de tels bâtiments écologiques, comme ceux du Green Village, assurent une économie sur les charges fixes, relativement faibles. Et, en cette période de transition énergétique, ce facteur non plus est à considérer.

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Sophie Carliez, Senior Vice President, chez JLL.