Bien qu’il s’agisse d’un nouveau départ pour l’entreprise et ses employés, un déménagement est une transition délicate, avec son lot d’incertitudes et de stress. D’où l’importance de porter une attention particulière à la gestion du budget et à la planification des coûts pour s’épargner toute mauvaise surprise lors de la relocalisation de l’activité. Ces coûts seront très différents suivant le contexte du déménagement et les nouveaux besoins des entreprises. Pour le responsable du projet, généralement le facility manager, il faudra bien sûr étudier les offres de professionnels de la relocation, mais aussi se poser les bonnes questions quant à l’agencement des locaux, à l’ergonomie du mobilier et surtout aux espaces de stockage, principalement pour les archives – des frais trop souvent sous-estimés.
Quel est le cadre du déménagement?
Restructuration, délocalisation, besoin de locaux plus vastes et modernes, voire fin de bail prochaine… nombreuses sont les raisons d’un déménagement d’entreprise. L’objectif est de maîtriser les coûts, et pour le facility manager de gérer son budget et sa planification. Il lui revient de bien préparer le déménagement de l’entreprise et d’établir un planning rigoureux, sur 6 à 18 mois, selon la taille et l’ambition de la société – en présumant qu’un déménagement dans la même ville devrait théoriquement être effectué plus rapidement que dans un autre canton ou un pays différent. Une bonne anticipation permettra une transition optimale en l’espace de deux semaines, afin d’éviter tout ralentissement important de l’activité.
Quelles sont les marges de manœuvre dans les nouveaux locaux?
Pour gagner en compétitivité, les compagnies qui souhaitent changer de locaux pourraient avoir le choix entre louer ailleurs ou entreprendre un projet de construction. A première vue, la construction semble plus simple, puisque lors de la livraison, les nouveaux locaux sont livrés, selon les besoins, à l’état brut, ou partiellement achevés ou, en troisième option, entièrement aménagés. Les deux premiers types de livraison présentent des avantages différents, autant pour le locataire que le nouveau propriétaire, à commencer par le prix et la liberté relative pour l’aménagement intérieur. Dans le troisième cas, les espaces de bureaux ont un côté “plug and play” qui permet une transition en souplesse pour l’activité des entreprises. Cependant, étant donné les risques qui peuvent affecter un projet de construction et les coûts impliqués, toutes les entreprises ne peuvent pas envisager cette solution. L’offre immobilière actuelle dans le canton de Genève ne plaide pas non plus pour cette option: les terrains constructibles sont rares, donc chers.
Selon leurs capacités financières, certaines entreprises préféreront devenir propriétaires de leur bâtiment; d’autres resteront locataires. Être maître en la demeure entraîne un budget naturellement plus conséquent, mais donne une marge de manœuvre plus importante pour l’aménagement et la gestion des charges.
Dans le cas d’un emménagement dans un bâtiment neuf, comme au Green Village à Genève, les locataires disposent d’un plateau nu et bénéficient donc d’une totale liberté d’agencement. Les constructions anciennes offrent très souvent un cadre contraignant. Les coûts liés à la mise aux normes techniques ou en termes de sécurité sont alors tout à fait différents.
Comment s’entourer de professionnels du déménagement?
Un déménagement d’entreprise ne peut se faire qu’avec l’appui de prestataires. Que ce soit pour un cabinet d’architecte d’intérieur ou un déménageur pour le transport de matériel, de meubles, d’archives, voire de machines, il incombe alors au facility manager d’obtenir des devis. Ces démarches requièrent un temps important, à quantifier et anticiper avec un rétroplanning. La majorité des spécialistes prendra légitimement rendez-vous sur site pour établir un cahier des charges précis et au plus proche du besoin des entreprises. Il aura pour rôle de comparer les offres, d’évaluer les options en prêtant attention aux références et à leur capacité à respecter les délais. Certaines entreprises parviennent à réduire les coûts de leur déménagement en recourant à leurs ressources internes. Un budget s’impose également dans pareil cas. Souvent, les économies à court terme peuvent se transformer en dépenses à moyen terme.
Quels sont les coûts à ne pas oublier lors d’un déménagement d’entreprise?
Le budget alloué au déménagement doit répondre à la question du mobilier.
Les futurs espaces ont-il vocation à accueillir les anciens meubles ? Peut-être est-ce l’occasion d’en changer pour de plus ergonomiques, modernes ou simplement dans la ligne de l’image de l’organisation. Un tel changement de style matérialisera ce « nouveau départ » et peut insuffler une dynamique motivante. Ces achats auront un coût majeur, à budgéter et à amortir. Si le mobilier existant est récent et en bon état, cependant, il est parfois plus économique et peut-être plus opportun de le conserver.
Cependant, le management et les ressources humaines auront peut-être décidé de modifier la façon de travailler : temps partiel, desk sharing, “postes de travail debout ou assis”… Conséquence : les nouveaux locaux pourraient avoir des besoins en mobilier différents. Il s’agit alors de se débarrasser des anciens. Certaines entreprises les proposent à leurs employés. D’autres passent par des enseignes spécialisées dans la vente de mobilier professionnel de seconde main.
Limiter les coûts signifie également limiter les coûts d’élimination des déchets. Le facility manager aura le souci d’éviter les déchets. Afin d’éviter l’élimination des matériaux, il cherchera à mettre des équipements à la disposition des utilisateurs en les annonçant sur les plateformes appropriées, même si aucune valeur de vente n’est réalisée, mais avec une prise en charge des frais de transport.
Enfin, si déplacer des collaborateurs réclame de la prise en compte des besoins sur le lieu de travail et de la communication en amont, les archives représentent également un défi sous-estimé lors d’un déménagement. Elles nécessitent souvent beaucoup d’espace, et leur manipulation peut s’avérer compliquée. Souvent, les conditions de stockage sont uniques et proportionnelles à la valeur des archives.
Dans la plupart des cas, il est possible d’entreposer des archives ailleurs, « possible » ne signifiant pas « aisé ». Le mieux pour les déplacer avec la plus grande attention est de faire appel à une entreprise spécialisée. Là encore, cela suppose de planifier les coûts et d’examiner les offres concurrentielles.
De nombreux outils professionnels de planification des coûts permettent de calculer les surfaces nécessaires pour vos collaborateurs, de budgéter le transport de vos mètres linéaires d’archives… Simplifiez-vous la vie lors de votre déménagement, faites appel à un spécialiste en conseil en immobilier d’entreprise de JLL Genève.
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